นโยบายความเป็นส่วนตัวของ WorkwAI

1. นโยบายนี้ครอบคลุมอะไร

นโยบายนี้ใช้กับเว็บไซต์ workwai.io ช่องทางติดต่อ และบริการสำหรับองค์กร 2 ด้าน ได้แก่ AI Workspace สำหรับสรุป วิเคราะห์ ค้นหาข้อมูล สร้างเนื้อหา AI Assistant และเชื่อมต่อเครื่องมือภายนอก กับ Document Management & Workflow Automation สำหรับ DMS, OCR, Search, Metadata, Document Processing, Document Analysis, Workflow, Approval และ Automation

นายปพัฒน์ชัย สิงหกุล ดำเนินธุรกิจภายใต้ชื่อ WorkwAI (ต่อไปนี้เรียกว่า “WorkwAI” หรือ “เรา”) โดยเป็นผู้ประกอบการบุคคลธรรมดา มิใช่บริษัท WorkwAI จำกัด ที่อยู่ติดต่อ: 883/1243 คอนโดรีเจ้นโฮมบางซ่อน เฟส28 อาคาร B ซอยกรุงเทพ-นนทบุรี 23 แขวงบางซื่อ เขตบางซื่อ กรุงเทพมหานคร 10800

นโยบายนี้ใช้ร่วมกับใบเสนอราคา (Quotation) และข้อตกลงบริการ (Service Agreement) รวมถึง DPA ซึ่งอาจรวมอยู่ในเอกสารแนบใบเสนอราคาโดยไม่ต้องจัดทำแยก เมื่อรายละเอียดการประมวลผลต่างจากข้อความทั่วไปในหน้านี้ ให้ใช้ DPA ที่ลูกค้ายอมรับตามกิจกรรมจริง โดยไม่ลดทอนสิทธิหรือหน้าที่ตามกฎหมาย

2. บทบาทด้านข้อมูลส่วนบุคคล

WorkwAI เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) สำหรับข้อมูลที่เรากำหนดวัตถุประสงค์และวิธีประมวลผลเพื่อดำเนินธุรกิจเอง เช่น ข้อมูลผู้ติดต่อ Lead แบบฟอร์ม ใบเสนอราคา Billing ประวัติ Support และ Logs สำหรับบริหารบริการ ทั้งนี้พิจารณาตามกิจกรรมจริง

สำหรับเอกสารหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ลูกค้านำเข้า DMS, OCR, AI Workspace, Workflow, Automation, Document Search หรือ Document Analysis โดยทั่วไปลูกค้าเป็นผู้ควบคุมข้อมูลที่กำหนดวัตถุประสงค์ ส่วน WorkwAI เป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) ตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและขอบเขตที่ตกลงใน DPA หากลูกค้าเป็นผู้ประมวลผลของบุคคลอื่น บทบาทและการอนุญาตต้องระบุตามลำดับการประมวลผลจริง

WorkwAI ไม่มีกรรมสิทธิ์ในเอกสารหรือข้อมูลธุรกิจของลูกค้า และไม่ถือเป็นผู้ควบคุมข้อมูลทุกประเภทโดยอัตโนมัติ

3. ข้อมูลที่เราอาจเก็บรวบรวม

ข้อมูลที่ได้รับโดยตรงจากผู้ติดต่อผ่านแบบฟอร์มเว็บไซต์ อีเมล หรือช่องทางติดต่อ ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล อีเมล เบอร์โทร บริษัท ขนาดทีม ฝ่ายที่สนใจ กำหนดเวลา งบประมาณ และข้อความเพิ่มเติม แบบฟอร์มส่งข้อมูลประกอบ ได้แก่ หน้าที่ส่งแบบฟอร์ม URL ชื่อหน้า referrer เวลาและสถานะการส่ง และค่าที่สร้างจากข้อมูลเพื่อป้องกันการส่งซ้ำ

ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ เช่น Lead ใบเสนอราคา ข้อมูลเรียกเก็บเงิน ประวัติการติดต่อและ Support จะประมวลผลเท่าที่ได้รับหรือเกิดขึ้นจากบริการจริง สำหรับงานติดตั้ง เราอาจได้รับ SOP เอกสารตัวอย่าง รายละเอียดระบบเดิม ข้อมูลเชื่อมต่อ API และสิทธิ์เข้าถึงที่จำเป็น

สำหรับบริการของลูกค้าแต่ละราย เราประมวลผลข้อมูลตามฟังก์ชันที่ลูกค้าเลือกใช้และขอบเขตที่ระบุใน Service Agreement และ DPA ซึ่งอาจประกอบด้วยข้อมูลบัญชีผู้ใช้ การใช้งาน Technical Logs, IP Address, Browser / Device Information เอกสารอัปโหลด Metadata, OCR Text, Workflow Data, AI Input / Prompt, AI Output และ Support Logs เฉพาะรายการที่ระบบนั้นประมวลผลจริง ไม่ถือว่าทุกระบบเก็บข้อมูลทุกรายการ

ลูกค้าไม่ควรส่งข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ ชีวภาพ หรือประวัติอาชญากรรม เว้นแต่จำเป็นต่อบริการ มีฐานกฎหมายและมาตรการที่เหมาะสม และตกลงขอบเขตการประมวลผลไว้โดยเฉพาะ

4. เราใช้ข้อมูลเพื่ออะไร

เราใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็นเพื่อรับเรื่อง ตอบกลับ ประเมินงาน เสนอราคา ติดต่อทางธุรกิจ ให้บริการ ติดตั้งและดูแลระบบ เชื่อมต่อเครื่องมือ ทดสอบ Support, Backup, Security, Monitoring และ Billing รวมถึงป้องกันการใช้บริการที่ผิดกฎหมาย และปฏิบัติตามกฎหมาย

เมื่อเป็นผู้ควบคุมข้อมูล เราใช้ฐานสัญญาหรือการดำเนินการก่อนทำสัญญาตามคำขอของเจ้าของข้อมูล ฐานหน้าที่ตามกฎหมายสำหรับงานบัญชี ภาษี หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย และฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับการติดต่อผู้แทนองค์กร Support และความปลอดภัย โดยประเมินความจำเป็นและผลกระทบต่อสิทธิของเจ้าของข้อมูล หากกิจกรรมใดต้องใช้ความยินยอม เราจะขอแยกอย่างชัดเจนและให้ถอนความยินยอมได้

การให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการตอบคำขอหรือทำสัญญาเป็นเงื่อนไขสำหรับการดำเนินการนั้น หากไม่ให้ข้อมูล เราอาจตอบคำขอหรือให้บริการที่เกี่ยวข้องไม่ได้ ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่จำเป็นสามารถเลือกไม่ให้ได้ การอ่านนโยบายหรือส่งคำถามไม่ถือเป็นความยินยอมสำหรับทุกวัตถุประสงค์

เราอาจใช้ข้อมูลเชิงสรุปที่ทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลหรือชี้กลับไปยังลูกค้ารายใดเพื่อปรับปรุงบริการและกระบวนการภายใน โดยไม่เปิดเผยเอกสารจริง ความลับ หรือข้อมูลเฉพาะของลูกค้า การใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อปรับปรุงบริการต้องอยู่ในวัตถุประสงค์และฐานกฎหมายที่แจ้งไว้

5. สิ่งที่เราจะไม่ทำกับข้อมูลลูกค้า

เราไม่ขายข้อมูลลูกค้า และไม่ให้เช่าหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกับบุคคลภายนอกเพื่อการตลาด

เราไม่นำข้อมูล เอกสาร บทสนทนา หรือไฟล์ของลูกค้าไปใช้กับบริการอื่น ที่ไม่เกี่ยวกับงานที่ลูกค้าขอจาก WorkwAI และไม่ใช้ข้อมูลของลูกค้าหนึ่งเพื่อออกแบบ ตอบโจทย์ หรือให้บริการลูกค้ารายอื่น

เราไม่นำข้อมูลลูกค้าไปฝึกโมเดล AI หรือแชร์เป็นชุดข้อมูลให้ผู้ให้บริการรายอื่นใช้ต่อในเชิงทั่วไป หากฟังก์ชันบางอย่างต้องเรียกใช้ผู้ให้บริการ AI หรือคลาวด์ เราจะจำกัดข้อมูลให้เท่าที่จำเป็นต่อการประมวลผลตามคำสั่งของลูกค้า

6. การเปิดเผยข้อมูลให้ผู้ให้บริการที่จำเป็น

เราใช้ผู้ให้บริการเท่าที่จำเป็นตามบริการจริง สำหรับแพ็กเกจที่ระบุในข้อตกลงแนบใบเสนอราคา ระบบหลักใช้ VPS ของ Hostinger ในประเทศมาเลเซีย ระบบ OCR มาตรฐานประมวลผลบน VPS ฟังก์ชัน AI ใช้ OpenRouter และผู้ให้บริการโมเดลปลายทางตามเส้นทางที่อนุญาต ส่วนการส่งออกข้อมูลเมื่อเลิกบริการใช้ Cloudflare R2 โดยส่งข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นต่อกิจกรรมนั้น

ก่อนใช้งาน WorkwAI เปิดเผยผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง ประเภทข้อมูล กิจกรรม ประเทศที่เข้าถึงหรือประมวลผล และกลไกการโอนข้ามประเทศที่จำเป็น โดยจัดทำบัญชีผู้ประมวลผลช่วงที่ควบคุมเวอร์ชันและให้ลูกค้าเข้าถึงได้ กำหนดหน้าที่ด้านความลับ ความปลอดภัย และการประมวลผลตามบทบาทจริง การเพิ่มหรือเปลี่ยนผู้รับข้อมูลที่สำคัญจะแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 15 วัน เปิดโอกาสให้ทักท้วงด้วยเหตุด้านข้อมูล และดำเนินการตามกฎหมายก่อนส่งข้อมูล ตาม DPA ที่ตกลง

เส้นทาง AI แบบ Zero Data Retention (ZDR) ใช้ตามขอบเขตนโยบายผู้ให้บริการ ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลหรือผลลัพธ์ไม่ถูกจัดเก็บในระบบของลูกค้า หากเส้นทางที่ตรงเงื่อนไขไม่พร้อมใช้งาน อาจระงับการประมวลผลส่วนนั้นแทนการส่งข้อมูลไปเส้นทางที่ไม่ได้รับอนุญาต การเปิดโมเดลอื่น MCP, API หรือเครื่องมือภายนอกที่อาจเข้าถึงข้อมูลต้องได้รับคำขอที่เก็บหลักฐานได้และผ่านการตรวจเงื่อนไขด้านข้อมูลก่อนเปิดใช้งาน

การใช้ซอฟต์แวร์ Open-source ไม่ได้หมายความว่าเจ้าของโครงการได้รับข้อมูลลูกค้า การส่งข้อมูลขึ้นอยู่กับการติดตั้งและการเชื่อมต่อจริง เราอาจเปิดเผยข้อมูลตามคำสั่งหรือหน้าที่ที่ชอบด้วยกฎหมาย โดยตรวจสอบและจำกัดขอบเขตเท่าที่จำเป็น

7. การส่งหรือโอนข้อมูลไปต่างประเทศ

ข้อมูลบางประเภทอาจเก็บหรือประมวลผลบน Server หรือผู้ให้บริการนอกประเทศไทย ขึ้นอยู่กับบริการและการตั้งค่าที่ตกลงกัน เราไม่รับประกันว่าข้อมูลอยู่ในประเทศไทยเสมอ

ก่อนส่งหรือโอน เราจะตรวจสอบข้อกำหนดของ PDPA และกฎหมายลำดับรองที่เกี่ยวข้อง ใช้กลไกการโอนที่กฎหมายรองรับและมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสม รวมถึงข้อตกลงกับผู้รับข้อมูลเมื่อจำเป็น โดยระบุสถานที่ประมวลผลและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องในเอกสารบริการ / DPA

8. การดูแลความปลอดภัยของข้อมูล

เราจัดให้มีมาตรการตามความเสี่ยงของข้อมูลและระบบ เช่น Access Control, Authentication การจำกัดผู้มีสิทธิ์เข้าถึงตามหลัก Least Privilege การจัดการ Credential, Token และ API Key การเข้ารหัสตามความเหมาะสม Logging, Backup และ Monitoring ตามขอบเขตบริการ โดยทบทวนสิทธิ์และเพิกถอนเมื่อหมดความจำเป็น

ลูกค้าควรใช้ช่องทางที่ปลอดภัยในการส่งข้อมูลลับ และใช้สิทธิ์ชั่วคราวเมื่อเหมาะสม ความปลอดภัยเป็นหน้าที่ที่ทั้งสองฝ่ายร่วมดำเนินการตามขอบเขตที่ตกลงกัน โดยไม่ลดหน้าที่ของ WorkwAI ในส่วนที่รับผิดชอบ

ไม่มีระบบใดปลอดภัย 100% หากเกิดเหตุละเมิด เราจะตรวจสอบ จำกัดผลกระทบ และดำเนินการแจ้งตามหน้าที่และเงื่อนไขของกฎหมาย เมื่อเป็นผู้ประมวลผล เราจะแจ้งผู้ควบคุมข้อมูลของลูกค้าโดยไม่ชักช้าและให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อดำเนินการต่อ

9. ระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล

ข้อมูลในระบบของลูกค้าเก็บระหว่างให้บริการ ลูกค้ากำหนดระยะเก็บและจัดการลบหรือส่งออกผ่านฟังก์ชันระบบ WorkwAI ไม่รับงานตรวจเอกสารหรือลบรายรายการแทนลูกค้าเป็นประจำ เว้นแต่รวมในข้อตกลง แต่ยังคงรับผิดชอบคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและหน้าที่ผู้ประมวลผล

เมื่อยกเลิกหรือสิ้นสุดบริการ WorkwAI ส่งออกเอกสารที่เก็บใน Paperless หนึ่งครั้งโดยไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติม ครอบคลุมไฟล์เอกสารและข้อมูลประกอบที่ระบบ Paperless รองรับ การส่งออกฟรีนี้ไม่รวมการจัดทำชุดข้อมูลจากแอปอื่น เว้นแต่ตกลงเพิ่มเติม ทั้งนี้ไม่ตัดหน้าที่คืนหรือจัดการข้อมูลตาม DPA และกฎหมาย จัดเตรียมไฟล์ผ่าน Cloudflare R2 ให้ลูกค้าหรือผู้ได้รับมอบหมายดาวน์โหลดผ่านช่องทางควบคุมสิทธิ เตรียมให้พร้อมภายใน 5 วันหลังสิ้นสุดบริการตามที่ตกลง และให้เข้าถึงได้ถึง 15 วันปฏิทินนับจากวันสิ้นสุดบริการ พร้อมแจ้งวันสุดท้ายให้ชัดเจน ลูกค้าต้องรับและตรวจสอบภายในกำหนด หากส่งออกล่าช้าหรือมีข้อบกพร่องจาก WorkwAI ที่ลูกค้าแจ้งภายในกำหนด จะให้เวลารับข้อมูลไม่น้อยกว่า 15 วันนับจากวันที่ชุดข้อมูลพร้อมรับ เมื่อครบกำหนดจะเพิกถอนสิทธิ์และลบไฟล์บน R2

WorkwAI ตรวจสอบชุดข้อมูลส่งออกก่อนลบต้นทางที่จำเป็น และลบระบบใช้งานจริง ฐานข้อมูล ไฟล์เอกสาร และสำเนาสำรองที่อยู่ภายใต้การควบคุมและสามารถสั่งลบได้ภายใน 15 วันปฏิทินนับจากวันสิ้นสุดบริการ ตามข้อตกลงและข้อยกเว้นกรณีส่งออกล่าช้าหรือมีข้อบกพร่อง การเก็บไฟล์ส่งออกไม่รวมการเปิดระบบเดิมต่อ ระบบและบัญชีที่ลูกค้าควบคุมให้ลูกค้าจัดการต่อ

สำหรับสำเนาที่ผู้ให้บริการภายนอกควบคุมและ WorkwAI ไม่สามารถสั่งลบโดยตรง จะดำเนินการตามสิทธิที่มี จำกัดการใช้ และแจ้งรอบลบที่ตรวจสอบได้ ไม่รับรองการลบภายใน 15 วันสำหรับสำเนาที่ควบคุมไม่ได้ ทั้งนี้ไม่ยกเว้นหน้าที่ตามกฎหมาย หากกู้คืนสำเนาเก่าจะดำเนินการตามคำสั่งลบที่ยังมีผลอยู่ในส่วนที่รับผิดชอบ และยืนยันการลบในส่วนที่ตรวจสอบได้เมื่อเสร็จสิ้น

สำหรับข้อมูลที่ WorkwAI เก็บเพื่อดำเนินธุรกิจเอง ข้อมูลผู้ติดต่อและ Lead เก็บระหว่างติดตามคำขอหรือเจรจาบริการ และลบหรือทำให้ไม่ระบุตัวบุคคลเมื่อสิ้นสุดการติดตามและไม่มีเหตุจำเป็นอื่น ข้อมูล Support เก็บระหว่างให้บริการและเท่าที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาคงค้างหรือใช้สิทธิเรียกร้อง ข้อมูลบัญชี ภาษี และ Billing เก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด Logs เก็บตามความจำเป็นด้านความปลอดภัยและรอบการเก็บที่ตั้งค่าไว้ โดยปฏิบัติตามระยะเวลาบังคับของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลที่ต้องเก็บต่อเพราะกฎหมายหรือข้อพิพาทจะจำกัดการเข้าถึงและใช้เฉพาะเหตุจำเป็นนั้น เราใช้การตั้งค่าและกลไกของระบบเพื่อจัดการอายุข้อมูลตามความเหมาะสม และดำเนินการลบเมื่อหมดความจำเป็น ไม่เก็บต่อโดยไม่มีกำหนดเพียงเพราะยังไม่ได้ดำเนินการลบ

10. สิทธิของเจ้าของข้อมูล

เจ้าของข้อมูลมีสิทธิขอเข้าถึงและสำเนา ขอแก้ไข ขอให้ลบหรือทำลาย ขอระงับการใช้ คัดค้าน ขอรับหรือโอนข้อมูลในกรณีที่กฎหมายรองรับ และถอนความยินยอมเมื่อใช้ความยินยอมเป็นฐาน โดยการถอนมีผลต่อการประมวลผลในอนาคตและไม่กระทบการประมวลผลที่ชอบด้วยกฎหมายก่อนถอน

สิทธิแต่ละประเภทอยู่ภายใต้เงื่อนไขและข้อยกเว้นของกฎหมาย เราอาจขอยืนยันตัวตนเท่าที่จำเป็น และจะพิจารณาคำขอภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด หากปฏิเสธจะแจ้งเหตุผลตามกฎหมาย เจ้าของข้อมูลมีสิทธิร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญที่มีอำนาจ

ส่งคำขอได้ที่ contact@workwai.io หากข้อมูลอยู่ในระบบที่เราประมวลผลในนามลูกค้า ควรติดต่อผู้ควบคุมข้อมูลของลูกค้าก่อน ลูกค้าเป็นผู้พิจารณาคำขอและใช้เครื่องมือของระบบดำเนินการ เราจะส่งต่อคำขอที่ได้รับและให้ความช่วยเหลือทางเทคนิคที่จำเป็นตาม DPA และหน้าที่ตามกฎหมาย โดยไม่ตัดสินใจนอกคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย

11. Cookies และข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์

แบบฟอร์มติดต่อใช้ Local Storage ในเบราว์เซอร์ชื่อ workwai_lead_log เพื่อบันทึกเวลา สถานะ ค่าที่สร้างเพื่อเช็กการส่งซ้ำ และหน้าต้นทาง บางหน้าบันทึกอีเมลผู้ส่งไว้ด้วย แต่ไม่ได้บันทึกข้อความในช่องข้อความเพิ่มเติมไว้ในรายการนี้ เก็บรายการล่าสุดไม่เกิน 25 รายการ เงื่อนไขตรวจการส่งซ้ำใช้ช่วง 30 วัน แต่ไม่ได้ลบรายการอัตโนมัติเมื่อครบ 30 วัน ผู้ใช้สามารถล้างข้อมูลเว็บไซต์ในเบราว์เซอร์ได้

หน้าเอกสารนี้โหลดแบบอักษรจาก Google Fonts ทำให้เบราว์เซอร์เชื่อมต่อผู้ให้บริการภายนอก ผู้ให้บริการอาจได้รับ IP Address และข้อมูลคำขอทางเทคนิคตามการเชื่อมต่อจริง

ก่อนเพิ่ม Cookies หรือเครื่องมือติดตามที่ไม่จำเป็น เราจะแจ้งประเภท วัตถุประสงค์ และระยะเวลา พร้อมจัดให้เลือกยินยอมหรือปฏิเสธเมื่อกฎหมายกำหนด โดยไม่ถือว่าการเข้าเว็บไซต์เป็นความยินยอม

12. การเปลี่ยนแปลงนโยบาย

เราอาจปรับนโยบายเมื่อบริการ เครื่องมือ หรือกฎหมายเปลี่ยน โดยระบุวันที่แก้ไขและวันที่มีผล หากเปลี่ยนวัตถุประสงค์หรือรายละเอียดที่มีผลสาระสำคัญ เราจะแจ้งผ่านช่องทางที่เหมาะสมและขอความยินยอมใหม่เมื่อกฎหมายกำหนด

13. ติดต่อเรา

นายปพัฒน์ชัย สิงหกุล ดำเนินธุรกิจภายใต้ชื่อ WorkwAI (ต่อไปนี้เรียกว่า “WorkwAI” หรือ “เรา”) โดยเป็นผู้ประกอบการบุคคลธรรมดา มิใช่บริษัท WorkwAI จำกัด ที่อยู่ติดต่อ: 883/1243 คอนโดรีเจ้นโฮมบางซ่อน เฟส28 อาคาร B ซอยกรุงเทพ-นนทบุรี 23 แขวงบางซื่อ เขตบางซื่อ กรุงเทพมหานคร 10800

หากมีคำถามหรือประสงค์ใช้สิทธิด้านข้อมูลส่วนบุคคล ติดต่อผู้ให้บริการได้ที่ช่องทางหลักด้านล่าง