จุดคุ้มค่าที่สุด
อย่าเริ่มจากการทำให้ OCR อ่านได้ทุกฟิลด์ ให้เริ่มจากการลดเวลารับเอกสาร ตรวจเอกสารซ้ำ และแยกรายการผิดปกติออกจากคิวปกติในหนึ่งรอบบัญชี ลูกค้าอาจส่งใบกำกับภาษีทางอีเมล ส่งรูปในแชต อัปโหลด PDF หรือฝากเอกสารไว้กับเจ้าหน้าที่ สิ่งที่ตามมาคือการดาวน์โหลด ตั้งชื่อไฟล์ แยกโฟลเดอร์ และถามกลับว่าเอกสารใบใดยังขาด
DMS ที่ออกแบบสำหรับสำนักงานบัญชีควรทำให้เอกสารทุกใบมี client, period, document type, vendor และ status ตั้งแต่รับเข้า แล้วให้ทีมตรวจเฉพาะรายการที่ข้อมูลไม่ครบ อ่านไม่มั่นใจ หรือไม่ผ่านกติกา
ออกแบบ intake ให้รองรับพฤติกรรมของลูกค้า
ช่องทางรับเอกสารควรยืดหยุ่น แต่ผลลัพธ์ปลายทางต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าลูกค้าจะส่งจากอีเมล อัปโหลดเอง หรือส่งผ่าน LINE ระบบควรสร้างรายการรับเข้า ผูกกับลูกค้าและรอบบัญชี และแจ้งว่าไฟล์ไหนยังรอการตรวจ
อย่าใช้ชื่อไฟล์เป็นแหล่งข้อมูลหลัก เพราะลูกค้าแต่ละรายตั้งชื่อไม่เหมือนกัน ให้ระบบอ่านและเติม metadata จากเนื้อหา พร้อมเปิดให้เจ้าหน้าที่แก้ไขได้ก่อนปิดรายการ
OCR ใบกำกับภาษีต้องมี validation และ duplicate check
ฟิลด์ที่มักต้องใช้ ได้แก่ ชื่อและเลขผู้เสียภาษีของคู่ค้า เลขที่เอกสาร วันที่ มูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวม และเลขอ้างอิงใบสั่งซื้อ แต่การอ่านได้ไม่เท่ากับการยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง
ให้ตรวจความสัมพันธ์ของฟิลด์ เช่น ยอดก่อนภาษีบวก VAT ต้องสอดคล้องกับยอดรวม วันที่ต้องอยู่ในรอบที่รับงาน และเลขที่เอกสารกับคู่ค้ารายเดิมไม่ควรซ้ำ หากไม่ผ่านให้เข้า exception queue แทนการปล่อยให้ไหลต่อแบบเงียบ ๆ
- กำหนด confidence threshold แยกตามฟิลด์ที่สำคัญ
- ตรวจซ้ำจากคู่ค้า เลขที่เอกสาร วันที่ และยอดรวม
- เก็บภาพต้นฉบับคู่กับค่าที่ OCR อ่านได้
- บันทึกว่าใครแก้ฟิลด์ใดและแก้เมื่อไร
ทำให้ทีมรู้ว่าเอกสารลูกค้ารายใดยังขาด
แทนที่จะรอให้ผู้ทำบัญชีเปิดโฟลเดอร์แล้วพบว่าเอกสารไม่ครบ ให้กำหนดชุดเอกสารที่ต้องมีต่อรอบ เช่น ใบซื้อ ใบขาย ค่าใช้จ่าย และหลักฐานการจ่าย จากนั้นแสดงสถานะ received, processing, needs-info, approved และ ready-to-post
เมื่อเอกสารขาด ระบบควรส่งรายการที่ขาดกลับไปยังผู้ประสานงานลูกค้าโดยอ้างอิงเลขรายการเดียวกัน วิธีนี้ลดแชตถามซ้ำและทำให้รู้ว่างานค้างอยู่ที่ฝั่งใด
- มุมมองงานแยกตามลูกค้าและรอบเดือน
- สถานะ needs-info พร้อมเหตุผลที่ขอเอกสารเพิ่ม
- แจ้งเตือน SLA ก่อนปิดรอบ
- สิทธิ์แยกข้อมูลระหว่างลูกค้าและทีมภายใน
เมื่อจะส่งต่อระบบบัญชี ต้องแยก straight-through กับ exception
รายการที่ผ่านกติกาและมีข้อมูลครบอาจเตรียม export หรือส่ง API ได้ แต่รายการที่ไม่มี PO, ยอดไม่ตรง, คู่ค้าใหม่, เอกสารซ้ำ หรือข้อมูลภาษีผิดควรหยุดให้คนตรวจ การออกแบบเช่นนี้ทำให้ automation เร็วขึ้นโดยไม่ลดการควบคุม
สำหรับเอกสารที่อ้างอิงการสั่งซื้อ ให้ใช้แนวคิด three-way match เปรียบเทียบใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ก่อนอนุมัติ เพราะ OCR อย่างเดียวไม่สามารถยืนยันได้ว่าสินค้าถูกสั่งและรับจริง
เช็กลิสต์ก่อนเริ่มใช้งาน
- ลูกค้าส่งได้หลายช่องทางแต่เข้าโครงสร้างเดียวกัน
- มีสถานะเอกสารและรายการที่ขาดต่อรอบ
- ตรวจ duplicate และยอดรวมก่อนส่งต่อ
- มี exception queue และผู้รับผิดชอบชัดเจน
- เก็บภาพต้นฉบับกับประวัติการแก้ไข
- วัดเวลารับเอกสารถึงพร้อมบันทึกบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
เอกสารรูปถ่ายจากมือถือใช้ได้ไหม
ใช้ได้ถ้าภาพชัดและมีแนวทางถ่ายภาพที่เหมาะสม แต่ควรส่งภาพที่อ่านไม่มั่นใจเข้าคิวตรวจ ไม่ควรบังคับให้ระบบเดาข้อมูล
สำนักงานบัญชีต้องให้ลูกค้าเข้า DMS ทุกคนไหม
ไม่จำเป็น ควรเริ่มจากช่องทางที่ลูกค้าใช้จริง แล้วให้ระบบรวมและจัดมาตรฐานด้านใน
ทำไมต้องตรวจเอกสารซ้ำก่อนเข้า ERP
เพราะ OCR ช่วยอ่านข้อมูลแต่ไม่รู้ว่าใบเดิมถูกส่งเข้าระบบแล้วหรือยัง การตรวจซ้ำลดความเสี่ยงบันทึกค่าใช้จ่ายหรือภาษีซ้ำ
อ่านต่อจากแหล่งอ้างอิง: Oracle: AP process automation · InvoicesOCR: approval workflow